Pengertian Virtual Office, Cara Kerja, Kelebihan dan Kekurangan

Dalam dunia Bisnis, ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk menghemat biaya pengeluaran, terlebih pada bisnis startup. Salah satunya adalah dengan memakai kantor virtual atau virtual office. Terkadang juga kantor virtual ini dipilih karena alasan social distancing yang diterapkan untuk mencegah penyebaran virus saat pandemi.

Virtual Office dikenal juga sebagai kantor tidak nyata yang hanya menyediakan alamat kantor tersebut kepada si pemilik bisnis. Tujuannya untuk menghemat biaya serta membantu legalitas suatu bisnis yang baru dibangun. Nah jika Anda masih belum paham mengenai apa itu virtual office, simak pembahasannya berikut ini.

Pengertian Virtual Office

Virtual Office adalah sebuah ruang kerja yang berada di dunia internat, tempat seorang individu dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam sebuah bisnis profesional maupun bisnis pribadi tanpa memiliki fisik lokasi usaha.

Virtual Office juga dapat didefinisikan sebagai ruang kerja virtual yang tidak berbentuk secara fisik, artinya tidak ada ruangan, meja, kursi, pendingin ruangan, telepon, dan perangkat-perangkat lain layaknya kebutuhan perkantoran.

Jadi penyewa hanya akan memperoleh alamat kantor tersebut tanpa bisa memanfaatkan bangunan fisik yang sebenarnya. Sedangkan para pekerja / karyawan dapat melakukan pekerjaannya dimana saja seperti di rumah, kafe, dan sebagainya.

Jasa virtual office tentu saja memberi penawaran yang beragam untuk dapat menghubungkan setiap individu dalam sebuah perusahaan atau bisnis sehingga pekerjaan mereka dapat berjalan dengan lancar. Di dalamnya ada yang namanya Virtual Assistant yang dapat membantu para pekerja dalam menangani berbagai pesan masuk atau keluar dalam bentuk teks maupun telepon.

Dengan menyewa virtual office, pemilik bisnis atau startup dapat mendaftarkan bisnisnya pada alamat kantor virtual tersebut. Hanya saja pemilik bisnis tidak mendapatkan fisik kantor berupa ruangan, kursi, meja, dan perangkat lainnya. Namun ada juga beberapa jasa virtual office yang menyediakan layanan tempat fisik nyata yang dapat digunakan untuk pertemuan.

Kelebihan Virtual Office

1. Lebih Hemat Biaya

Kantor virtual menjadi pilihan banyak pebisnis baru karena ramah di kantong. Tentu saja alasannya karena tidak ada biaya-biaya besar seperti pengeluaran gedung fisik, kebutuhan listrik, perangkat-perangkat elektronik, kebutuhan kantor, perawatan, dan lain sebagainya.

2. Pertemuan yang Fleksibel

Setiap individu dalam sebuah lingkup bisnis dapat melangsungkan pertemuan dengan lebih fleksibel via online. Setiap pekerja dapat saling terhubung dengan cepat sehingga berbagai kebutuhan pertemuan menjadi lebih cepat dan simpel.

3. Terhindar dari Macet

Beberapa masalah umum bisnis di perkotaan besar adalah macet, terkadang hal ini mengganggu jalannya suatu bisnis karena setiap orang mungkin memegang peran penting dalam bisnis tersebut. Dengan menggunakan jasa virtual office, maka pekerja akan terhindar dari masalah macet di jalan.

4. Dapat Berganti-Ganti Kantor

Kelebihan lain dari virtual office adalah pemilik bisnis dapat berganti kantor dengan lebih mudah dan fleksibel ketimbang pindah kantor fisik yang tentu saja membutuhkan biaya besar seperti pembangunan, lahan, dan sebagainya.

Pemilik bisnis dapat berpindah dari virtual office satu ke virtual office lainnya yang dinilai lebih mendukung tumbuhnya bisnis. Biasanya ini didasari pada kota mana yang dipilih atau lokasi-lokasi (alamat) mana yang terkenal dan memberi kesan sebuah bisnis itu profesional.

5. Individu Bebas Bekerja Dimana Saja

Keuntungan virtual office ini tentu sangat dirasakan para pekerja dalam lingkup perusahaan yang memiliki kebebasan dalam memilih tempat kerjanya. Mereka dapat bekerja entah itu di rumah, cafe, atau tempat-tempat lain selagi mendukung koneksi internet, perangkat komputer, dan peralatan kantor yang diperlukan.

Kekurangan Virtual Office

1. Kurangnya Fokus dalam Bekerja

Karena kebebasan setiap karyawan dalam memilih tempat kerjanya, maka ini dapat menimbulkan dampak negatif seperti kurangnya fokus dalam bekerja. Tentu saja bekerja di kantor fisik lebih membuat pekerja konsisten dalam mengerjakan tugas-tugasnya, sedangkan dengan virtual office, terkadang pekerja mendapat gangguan-gangguan atau hal lain yang menurunkan fokus kerja.

2. Waktu Kerja yang Tidak Teratur

Dengan adanya virtual office, para pekerja mungkin sulit teratur dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Kebebasan dalam bekerja membuat mereka sering terikat pada pekerjaan-pekerjaan di luar kantor seperti membersihkan rumah, mengurus anak, dan sebagainya sehingga membuat pekerjaan kantor terhambat.

3. Hubungan antar Pekerja Kurang

Seperti yang kita tahu, virtual office membuat para pekerja tidak terhubung secara langsung dan jarang bertemu. Tentu saja ini berdampak negatif seperti menurunnya solidaritas serta hubungan antara individu menjadi renggang.

Penutup

Nah itulah pembahasan mengenai apa itu virtual office, kelebihan, serta kekurangannya. Jadi virtual office adalah kantor virtual yang tidak berbentuk fisik (ruangan, meja, kursi, dsb) namun pemilik bisnis dapat mengatasnamakan bisnisnya pada alamat yang disewa.