Kelebihan dan Kelemahan Sistem Tanggal dalam Arsip

Chronological Filling System atau penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.

Jadi berkas akan diurutkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun yang mana tanggal umumnya dijadikan sebagai pedoman masuk atau penyimpanan surat / dokumen.

Sistem tanggal merupakan sistem yang cukup mudah dan sederhana, namun sistem tanggal membutuhkan alat bantu berupa kartu indeks untuk mempermudah menemukan arsip yang sedang dicari.

Kesulitan dalam mencari arsip sistem tanggal tentu didasarkan pada orang yang menyimpan, di mana orang harus memiliki ingatan tertentu terkait tanggal surat atau arsip tersebut dibuat. Terlebih lagi jika arsip sudah dibuat sejak lama semisal beberapa tahun yang lalu.

Kelebihan Sistem Tanggal

• Lebih cocok digunakan untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
• Lebih sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa memerlukan klasifikasi.

Kekurangan / Kelemahan Sistem Tanggal

• Akan terjadi kesulitan dalam menemukan kembali arsip bila peminjam menyebutkan perihal arsip.
• Orang sering lupa tentang tanggal surat dan juga tanggal penyimpanan.
• Tidak semua unik pengolahan dalam organisasi cocok menerapkan sistem tanggal.
• Agar mudah mengatur letak arsip di dalam folder, maka pembuatan kode tidak murni 100%, namun harus ditambahkan dengan kode abjad.